SovraGED
L'IA vient à vos documents ; vos documents n'ont pas à partir vers une IA publique.
Le problème
Le patrimoine documentaire d'une organisation est presque toujours dormant. Des années de dossiers projet, de comptes rendus, de contrats, de procédures et de courriels, réparties entre un serveur de fichiers, quelques boîtes mail et des cartons numérisés un jour de déménagement. Retrouver « le protocole de nettoyage validé en 2019 pour la ligne 3 » prend une heure quand on sait où chercher, et la personne qui savait est partie à la retraite.
La réponse évidente — verser tout cela dans un service d'IA en ligne — est justement celle que beaucoup d'organisations ne peuvent pas se permettre. Ces documents contiennent des données personnelles, des prix, du savoir-faire, parfois des délibérations. Ils ne peuvent pas quitter la maison, et la question n'est pas idéologique : c'est un arbitrage de risque que vous êtes seul à pouvoir faire.
Ce que fait SovraGED
SovraGED est une gestion électronique de documents installée dans une architecture que vous maîtrisez, à laquelle on a ajouté ce que l'IA sait réellement faire de mieux : lire, résumer, classer et retrouver.
- Ingestion
- Documents bureautiques, PDF natifs, PDF scannés et numérisations avec reconnaissance de caractères, exports de messagerie. Les images, les vidéos et les fichiers audio entrent aussi, avec titre, description, mots-clés et métadonnées.
- Indexation
- Plein texte sur tout ce qui contient du texte, plus un index sémantique qui retrouve un passage sur son sens et non sur ses mots exacts.
- Recherche
- Par mots, par contenu, ou par question posée en français courant. Les réponses citent leurs sources : document, page, passage.
- Classement
- Selon votre plan de classement, pas selon une taxonomie imposée par l'outil.
- Exploitation
- Résumés, extraction de données structurées, interrogation conversationnelle du fonds une fois celui-ci constitué.
L'IA propose, vous validez
C'est le point sur lequel SovraGED se sépare des outils qui déversent une IA sur un répertoire. À l'entrée de chaque document, l'analyse propose un titre enrichi, un résumé, la nature du document, des mots-clés, les dates, les personnes, les lieux, les références et les concepts qu'elle y a reconnus — et, pour chacun, un niveau de confiance.
Rien de tout cela n'est intégré sans votre accord. Vous validez, vous corrigez, vous complétez. L'IA fait le travail ingrat de première lecture sur des milliers de documents ; la décision de ce qui entre dans le référentiel reste humaine. C'est ce qui fait la différence entre un fonds documentaire sur lequel on peut s'appuyer et un tas de fichiers étiquetés automatiquement que personne n'ose citer.
Une vraie GED, pas un moteur de recherche posé sur un dossier
La recherche augmentée est la partie visible. Ce qui fait qu'un fonds tient dans la durée est moins spectaculaire et plus important.
- Versions
- Historique complet de chaque document, avec ce qui a changé et quand.
- Réservation
- Sortie et remise du document, pour qu'une procédure ne soit pas modifiée par deux personnes en même temps. Historique des emprunts et des emprunteurs.
- Dérivations
- Créer une variante indépendante d'un document — une procédure adaptée à un autre site, un contrat type décliné pour un client — en gardant le lien avec le document d'origine.
- Journal
- Qui a consulté quoi, et quand. C'est ce que l'on vous demandera le jour d'un audit ou d'une réclamation.
- Intégrité
- Empreinte de chaque fichier, pour démontrer qu'il n'a pas bougé depuis son dépôt.
- Cycle de vie
- Durées de conservation, droits d'accès par profil, restitution et export sans dépendance à l'outil.
Pour qui
Des TPE et des PME qui ont vingt ans de dossiers clients et aucun moyen de les exploiter. Des collectivités et des mairies, dont les délibérations, les marchés et les dossiers d'urbanisme s'accumulent avec une obligation de les retrouver. Des associations et des fondations qui gèrent des archives. Des cabinets, des laboratoires et des bureaux d'études, dont le savoir-faire est entièrement écrit et entièrement dispersé. Des industriels dont la documentation qualité doit être produite sur demande.
Le point commun n'est pas le secteur, c'est la situation : vous avez déjà les documents, ils valent quelque chose, et ils ne peuvent pas partir.
Où cela tourne
Je ne vous imposerai pas un empilement de matériel. SovraGED se livre sous la forme qui correspond à votre situation, et le choix se fait sur votre volume réel et vos contraintes, pas sur un catalogue.
- Installation locale légère
- Sur une machine que vous avez déjà, pour un fonds de taille modeste.
- Serveur interne dédié
- Une machine virtuelle sur votre infrastructure : Ubuntu Server, base PostgreSQL, service applicatif isolé. C'est la forme la plus courante.
- Hébergement privé maîtrisé
- Un serveur qui vous est réservé, dans un hébergement que vous choisissez, si vous n'avez pas d'informatique interne.
- Approche mixte
- Le fonds et l'index chez vous, la puissance de calcul ailleurs pour les traitements lourds, quand c'est acceptable pour les documents concernés.
Dans tous les cas, les modèles sont libres et installés là où sont vos documents. Ils ne sont pas entraînés sur vos contenus, et aucun document n'est envoyé à un service d'IA public.
Comment se déroule un projet
Un diagnostic court
On regarde ce que vous avez, où c'est, dans quel état, et surtout qui cherche quoi aujourd'hui et n'y arrive pas. Les volumes comptent moins que les usages réels.
Une démonstration sur vos propres documents
Pas sur un jeu d'essai. Un échantillon représentatif de votre fonds est ingéré, et vous posez vos vraies questions. C'est la seule façon honnête de savoir si l'outil vous apporte quelque chose, et cela se voit en une séance.
Le plan de classement et les droits
La partie qui demande votre métier plutôt que ma technique. Un plan de classement qui reflète votre organisation, des profils d'accès qui reflètent vos responsabilités.
Une reprise progressive
On commence par le fonds qui fait mal — celui que l'on cherche toutes les semaines — et on élargit. Avec formation des utilisateurs et transfert de méthode : l'objectif est que vous puissiez faire vivre le référentiel sans moi.
Ce que SovraGED ne fait pas
Ce n'est pas un système d'archivage électronique à valeur probante. L'outil produit des empreintes d'intégrité, journalise les consultations et gère les durées de conservation, ce qui constitue un socle sérieux ; mais je ne revendique aucune certification, et si votre besoin est l'archivage probant au sens des normes NF Z 42-013 ou ISO 14641, il faut le dire dès le diagnostic, parce que cela change le projet.
Ce n'est pas non plus une promesse de risque nul. Une IA locale ne supprime pas les erreurs de lecture, une recherche sémantique peut passer à côté, et un plan de classement mal conçu produira un fonds mal rangé quelle que soit la technologie. Ce que SovraGED vous garantit, c'est que les erreurs restent chez vous, tracées et corrigeables.
Enfin, ce n'est pas un projet sans vous. Un fonds documentaire se construit avec les gens qui connaissent les documents. L'outil fait le travail de masse ; il ne remplace pas le jugement.
Questions fréquentes
Mes documents servent-ils à entraîner un modèle ?
Non. Les modèles sont libres et figés : ils lisent, ils n'apprennent pas de vos textes. Rien ne part vers un service d'IA public.
Faut-il abandonner notre serveur de fichiers ?
Pas nécessairement, et rarement au début. SovraGED peut indexer ce qui existe là où il est, puis devenir progressivement le référentiel quand vos utilisateurs y viennent d'eux-mêmes. Une bascule imposée est le meilleur moyen de faire échouer un projet de GED.
Et les documents anciens ou manuscrits ?
La reconnaissance de caractères traite les numérisations courantes. Pour l'écriture manuscrite, je m'appuie sur mes propres travaux de transcription, avec la réserve qui s'impose : cela demande un apprentissage sur votre écriture et cela se décide au cas par cas.
Une application concrète de ce travail : la lecture des registres paroissiaux et des actes notariés des XVIIe et XVIIIe siècles, traitée sur mes propres machines et relue à la main. C'est l'objet de mon activité de généalogie, Le Fil des ancêtres : recherches familiales sourcées, transcription d'actes anciens et généalogie foncière pour les communes.
Que se passe-t-il si nous arrêtons ?
Vous repartez avec vos documents, leurs métadonnées et l'export du référentiel, dans des formats ouverts. Le fonds ne doit jamais être prisonnier de l'outil qui le gère, et c'est une question qu'il faut poser à tout éditeur de GED avant de signer.
Combien cela coûte-t-il ?
Cela dépend du volume, de l'état des sources et de l'architecture retenue. Le diagnostic et la démonstration sur vos documents se chiffrent d'avance ; le reste se chiffre une fois qu'on a vu le fonds. Je ne fais pas de devis sur description.